사업 보고서 작성 방법

비즈니스가 성장함에 따라 공식적인 비즈니스 보고서를 작성하는 것은 불가피합니다. 이 보고서는 숫자와 사실 이상에 관한 것입니다. 그들은 회사의 얼굴이며 최고의 인상을 남기려면 전문적이고 잘 작성되어야합니다. 내용이나 청중에 관계없이 보고서를 작성하기 위해 따를 수있는 기본 방법이 있습니다.

비즈니스 보고서 작성을위한 7 단계

성공적인 보고서에는 정보를 명확하게 전달할 수 있도록 계획이 필요합니다. 회사에서 성공한 것으로 간주 된 이전 비즈니스 보고서가 파일에있는 경우이를 검토하여 찾고있는 내용을 파악하십시오. 이전 보고서의 예를 사용할 수 있는지 여부에 관계없이 비즈니스 보고서를 작성할 때 다음 단계를 따르십시오.

1. 보고서 목적 결정

많은 유형의 비즈니스 보고서가 있습니다. 첫 번째 단계는 보고서를 작성하는 이유를 결정하는 것입니다. 이 보고서는 회사 이사회를위한 것입니까? 그것은연간 재무 보고서주주를 위해? 당신은직원 평가보고? 그것은사고 보고서직장 사고와 관련이 있습니까? 보고서의 이유를 이해하면 원하는 대상에게 필요한 정보를 선택하는 데 도움이됩니다.

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2. 청중 식별 및 적응

글쓰기 스타일은 청중을 존중해야합니다. 글의 교육 수준은 보고서를 읽는 사람들과 일치해야합니다. 직원은 회사 임원에게 필요한 모든 데이터가 필요하지 않을 수 있습니다. 외부 조직은 회사에서 분류 한 것으로 간주되는 정보에 액세스 할 필요가 없습니다. 보고서는 한 번에 여러 청중에게 전달 될 수 있습니다. 각 그룹의 관심사를 하나에 통합하거나 각 청중에 초점을 맞추기 위해 둘 이상의 버전을 작성해야 할 수 있습니다.

3. 연구 수집 및 구성

보고서에서 다룰 모든 데이터를 수집하십시오. 여기에는 몇 가지가 포함될 수 있습니다.

판매 보고서
투영
출석 보고서
경비
재무 제표
생산 통계

인터뷰와 같은 추가 데이터를 수집해야 할 수도 있습니다.고객 분석, 또는 경쟁사 정보를 참조하십시오. 기억해야 할 또 다른 점은 데이터 수집에 사용한 방법과 절차를 설명해야한다는 것입니다. 이것은 결과에 신뢰성을 더하고 독자가 귀하의 정보를 신뢰할 수 있도록합니다.

4. 분석 수행

이 시점에서 당신은 가지고있는 데이터를 가지고 모든 것을 이해해야합니다. 이 보고서를 작성하는 이유를 이미 결정했습니다. 이제 데이터를 가져 와서 해결해야합니다. 데이터를 해석하고이 데이터가 의미하는 바를 이해하고 독자에게 유용 할 수있는 방법을 이해합니다. 데이터는 어떤 질문에 답합니까?

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그만큼분석비즈니스 보고서의 핵심 부분입니다. 이 분석을 사용하여 결론과 권장 사항을 제공 할 수 있어야합니다. 예를 들어, 확장의 경우 확장 비용과 예상되는 수익을 평가할 수 있습니다. 또한 회사에 대한 수요 증가 및 장기 목표와 같은 확장 이유는 물론 관련 강점, 약점, 기회 및 위협을 살펴볼 것입니다.SWOT 분석.
더 쉽게 읽을 수 있도록 데이터 및 분석을위한 차트, 표 또는 그래프를 만들어야 할 수도 있습니다. 이것은 독자들에게 쉬운 형태로 숫자 나 글 머리 기호를 제공합니다. 보고서와 함께 슬라이드 프레젠테이션을 만들어야하는 경우에도 도움이 될 수 있습니다.

5. 보고서 형식

조사를 완료하고 데이터를 분석 한 후 다음 단계는 보고서 형식을 지정하는 것입니다. 대부분의 비즈니스 보고서에는 특정 섹션이 포함됩니다. 당신은 개발할 수 있습니다개요여기에는 이러한 각 부분의 데이터가 포함됩니다.

요약 -권장 사항을 포함한 보고서의 핵심 사항을 요약 한 것입니다.
소개 -보고서가 작성되는 이유를 자세히 설명합니다.
조사 결과 / 데이터 -여기에는 조사, 분석 및 모든 그래프와 차트가 포함됩니다.
결론 -이 섹션에는 결과 섹션의 요약이 포함되어 있습니다.
추천 s-보고서의 결과 및 결론을 기반으로 한 제안은 무엇입니까?

개요를 작성할 때 중요한 주제 및 하위 주제 목록을 작성한 다음 주제를 논리적 순서로 구성해야합니다. 대부분의 보고서는 주제 하위 주제 조직에서 가장 잘 작동하지만 데이터에 더 적합한 경우 다른 형식을 사용합니다.

6. 기록

개요를 프레임 워크로 사용하면 조사하거나 분석 한 정보를 사용하여 보고서의 초안을 작성할 수 있습니다. 목표는 여러분의 생각과 요점을 종이에 적는 것입니다.이 버전은 아직 문법적으로 완벽하거나 올바른 형식 일 필요는 없습니다. 나중에 논문을 편집 할 수 있습니다.

7. 요약의 주요 요점 검토

요약 요약은 전체 보고서의 축약 버전으로 마지막에 작성할 수 있습니다. 많은 사람들이이 개요를 작성하기 전에 논문이 끝날 때까지 기다립니다. 이 요약에는 다음이 포함되어야합니다.

보고서 목적에 대한 간략한 설명 : 샘플 시작은 다음과 같습니다. '우리 회사는 새로운 영역으로 사업을 확장하려고합니다. 이 보고서는 우리의 현재 역량과 추가 영역으로 이동하는 데 필요한 사항을 검토합니다. '
중요한 배경 정보 : 배경 정보의 예는 다음과 같습니다. 'XYZ 회사는 현재 3 개 주 지역에서 제품과 서비스를 판매하고 있으며 300 명의 직원을 고용하고 있습니다. 추가되는 각 주마다 자본금 $ 500,000와 추가 근로자 75 명이 필요합니다. '
주요 결과 또는 데이터 : 보고서에 포함 된 정보를 사용하여 독자가 알기를 원하는 주요 분석을 지적해야합니다. 예 : '추가 2 개 주로 확장하려면 XYZ 회사는 150 명 이상의 직원을 고용하고 2 개의 새로운 공장을 건설해야합니다. 각 공장은 완공 후 첫해에 75 만 달러의 수익을 올릴 것으로 예상됩니다. '
주요 결론 :이 섹션에서는 결과가 말하는 내용을 요약해야합니다. 예를 들어 다음과 같이 말하는 것이 중요합니다. '필요한 항목을 제자리에 배치하려면 100 만 달러의 자본 지출과 건설을 완료하는 데 3 개월이 필요합니다. 이 확장으로 예상되는 수익은 150 만 달러입니다. '
가장 중요한 권장 사항 : 권장 사항을 포함합니다. 회사는 귀하가 보고서에 제시 한 정보로 무엇을해야합니까? 예를 들어 'XYZ 회사는 2 개 주로 확장하고 예상 건설에 백만 달러를 할당 할 계획을 세워야합니다.'

임원 요약에는 바쁜 임원이 보고서의 해당 부분을 읽고 논문 자체에 대한 좋은 아이디어를 가질 수있는 충분한 정보가 있어야합니다. 어떤 경우에는 전체 요약 내용을 읽을 수 있습니다. 이상적으로 요약은 페이지 길이 이하 여야합니다. 이것을 검토하십시오예제 요약안내를 위해.